Sinds 2021 heeft de Franse staat de financiering van de digitale transformatie van lokale overheden versneld, met name 88 miljoen euro toegewezen aan digitale hulpmiddelen in het kader van het plan France Relance. Gemeenten, intercommunale samenwerkingsverbanden, departementen en regio’s staan voor een dubbele druk: voldoen aan de verwachtingen van gebruikers die gewend zijn aan online diensten, en zich conformeren aan steeds nauwkeurigere regelgeving over het beheer van openbare gegevens.
Elektronische archivering en bewijskracht: de druk die lokale overheden onderschatten
De digitalisering van administratieve handelingen beperkt zich niet tot het scannen van documenten. Sinds 2021 verplichten de referentiekaders voor elektronische archivering (R2IA, SEDA 2) lokale overheden om de bewijskracht van hun digitale handelingen op lange termijn te waarborgen, in overeenstemming met de Erfgoedwet.
Zie ook : Leef het digitale nomadenleven: hoe verbonden te blijven tijdens het reizen
Deze eis raakt direct de dagelijkse hulpmiddelen: elektronische handtekeningen, elektronische documentbeheer (GED), brancheoplossingen. Een slecht gearchiveerde handeling, waarvan de integriteit niet kan worden aangetoond, verliest zijn juridische kracht. Voor een gemeente die besluiten, openbare aanbestedingen of verordeningen beheert, is het risico concreet.
Kleine gemeenten zijn het meest kwetsbaar. Volgens een studie gepubliceerd in het tijdschrift Gestion et management public in 2023, hebben kleine gemeenten moeite om aan deze eisen te voldoen in hun hulpmiddelen en procedures. Het budget, het gebrek aan interne technische vaardigheden en de afwezigheid van een toegewijde IT-afdeling verklaren deze achterstand. Intercommunale samenwerkingsverbanden spelen soms een rol in de samenwerking, maar de dekking blijft ongelijk over het grondgebied.
Verder lezen : Hoe u het beheer van uw vastgoedadvertenties kunt optimaliseren om uw verkopen te stimuleren
Verschillende uitgevers bieden tegenwoordig platforms aan die documentbeheer, elektronische handtekeningen en conforme archivering centraliseren. Voor lokale overheden die deze keten willen structureren, is het mogelijk om Collectivité Numérique en capicom te ontdekken onder de oplossingen die voor dit soort behoeften zijn ontworpen.
Chief Data Officer in de lokale overheid: een nieuwe functie die een cultuurverandering onthult
Sinds 2022 hebben verschillende grote metropolen en regio’s functies van Chief Data Officer of gegevensverantwoordelijke gecreëerd. Het bereik van deze functies gaat verder dan alleen het openstellen van datasets voor open data.
Deze verantwoordelijken coördineren de kwaliteit van de referentiekaders (adressen, bevolking, erfgoed), houden toezicht op de beslissingsdashboards die door gekozen vertegenwoordigers worden gebruikt, en structureren het gebruik van gegevens in verschillende domeinen: mobiliteit, energie, sociale actie. De uitdaging is om over te stappen van een opslaglogica naar een sturingslogica.
Deze evolutie blijft geconcentreerd in grote lokale overheden. In middelgrote gemeenten wordt de datafunctie vaak opgenomen door een multifunctionele medewerker, wanneer deze al bestaat. De ervaringen op het terrein verschillen op dit punt: sommige intercommunale samenwerkingsverbanden slagen erin een datafunctie te delen tussen verschillende gemeenten, terwijl anderen niet de middelen hebben om een technische profiel aan te nemen.
Wat gegevens veranderen in de lokale besluitvorming
Een dashboard dat gegevens over het gebruik van het openbaar vervoer en demografische gegevens combineert, maakt het mogelijk om een buslijn opnieuw te dimensioneren. Een up-to-date erfgoedreferentie voorkomt dat er werkzaamheden worden gestart aan een gebouw dat al is geprogrammeerd voor verkoop. Deze toepassingen lijken eenvoudig, maar ze veronderstellen dat de gegevens betrouwbaar, actueel en toegankelijk zijn voor de medewerkers die ze nodig hebben.
De kwaliteit van de referentiekaders bepaalt de relevantie van de beslissingen. Zonder gegevensbeheer produceren digitale hulpmiddelen valse indicatoren, wat het vertrouwen van gekozen vertegenwoordigers en medewerkers in de geïmplementeerde oplossingen ondermijnt.
Digitale veiligheid van lokale overheden: een blinde vlek die zich sluit
Cyberaanvallen op Franse lokale overheden zijn de afgelopen jaren toegenomen. Ziekenhuizen, gemeentehuizen, departementale raden: er ontbreken geen doelwitten, en de gevolgen variëren van onderbreking van de dienstverlening tot het lekken van persoonlijke gegevens.
- Lokale overheden beheren gevoelige gegevens (burgers, sociale hulp, kadaster) waarvan de compromittering de inwoners direct beïnvloedt.
- De toenemende afhankelijkheid van de cloud voor het hosten van brancheoplossingen roept vragen op over soevereiniteit en de locatie van gegevens, een onderwerp dat wordt geregeld door de AVG en de aanbevelingen van de ANSSI.
- De opleiding van medewerkers in cyberbeveiliging blijft in de meeste middelgrote lokale overheden onvoldoende, door gebrek aan budget of tijd.
De strategie France Num Territoires, gepromoot door het ministerie van Digitale Transitie, omvat een veiligheidsaspect, maar de toegewezen middelen blijven bescheiden in verhouding tot het aantal betrokken lokale overheden. De beschikbare gegevens stellen niet in staat om het niveau van cyberbeveiligingsmaturiteit per gemeente nauwkeurig te meten.
Interne digitale kloof: wanneer medewerkers afhaken
De digitale transformatie van lokale overheden stuit op een obstakel dat zelden wordt behandeld in projectoproepen: de daadwerkelijke adoptie van de hulpmiddelen door de medewerkers. Het implementeren van een software voor het beheer van besluiten of een elektronische handtekening is niet voldoende als gebruikers blijven afdrukken, handmatig ondertekenen en in papieren mappen archiveren.
De ervaringen op het terrein tonen aan dat verandermanagement de meest verwaarloosde post is in de budgetten voor digitale transformatie. Opleidingen zijn vaak geconcentreerd op enkele dagen tijdens de implementatie, zonder opvolging. De medewerkers die het verst van de digitale wereld afstaan, komen in de problemen, wat leidt tot parallelle circuits (papier en digitaal in duplicaat) en een deel van de verwachte voordelen tenietdoet.
Wat werkt op het terrein
- Digitale referenten aanwijzen in elke dienst, die continu worden opgeleid en beschikbaar zijn om hun collega’s dagelijks te ondersteunen.
- Medewerkers betrekken vanaf de fase van de keuze van het hulpmiddel, niet alleen op het moment van implementatie, om de weerstand tegen verandering te verminderen.
- Het daadwerkelijke gebruik meten (aantal verbindingen, aantal gedigitaliseerde handelingen) in plaats van alleen te kijken naar het aantal geactiveerde licenties.
De kwestie van opleiding en ondersteuning van teams blijft de meest bepalende factor voor het succes van een digitaliseringsproject. Lokale overheden die evenveel investeren in verandermanagement als in het hulpmiddel zelf, behalen duurzamere resultaten. Digitale technologie transformeert het lokaal bestuur alleen als de medewerkers zich deze eigen maken, een eenvoudige vaststelling die nog steeds moeite heeft om zich te vertalen in budgettaire afwegingen.